Depuis que la mise en conformité à la RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) est obligatoire pour toutes entreprises traitant des données personnelles, plusieurs outils sont désormais indispensables. À part le DPO intervenant pour assurer le respect des normes de traitement de données collectées, un algorithme est également mis à sa disposition. Le logiciel DPO est dans ce cas entièrement conçu pour rehausser le niveau de protection des données tout en automatisant certaines tâches des professionnels. Abordons tour à tour les fonctionnalités de cet outil numérique et l’avantage de son utilisation pour traiter en toute sécurité les données à caractère personnel.
Logiciel DPO : comment fonctionne-t-il ?
La conformité du traitement des données à caractère personnel des citoyens par une entreprise est exigée conformément à la loi informatique et liberté. Parallèlement à la prestation assurée par le DPO, l’usage d’un logiciel DPO RGPD constitue une démarche de mise en conformité lors de la collecte de données. En sachant que le non-respect de la RGPD soumet l’entreprise à des sanctions pécuniaires et pénales, la mise en conformité à travers un outil de suivi trouve toute son importance.
Le logiciel permet de veiller à la protection de la vie privée à chaque étape du traitement des données pour veiller à leur sécurité. Outre les fonctionnalités standards, un logiciel est personnalisable en respectant les besoins de l’entreprise. Qu’il s’agisse de veiller à la conformité ou pour sensibiliser les équipes concernées, à savoir le responsable de traitement et les services sous son contrôle jusqu’au sous-traitant. Aussi, cet algorithme veille également à la mise à jour du répertoire destiné à la conservation des données sensibles à traiter.
Pour quelles raisons l’usage du logiciel DPO est-il bénéfique ?
En tant qu’entreprise récoltant des données sensibles à grande quantité, vous êtes systématiquement soumis au RGPD. Dans ce cas, en cliquant ici, vous accédez à un certain nombre d’informations sur l’usage du logiciel DPO RGPD. Mais avant cela, passons en revue les avantages d’utiliser cet algorithme en parallèle avec le suivi d’un DPO en interne ou externalisé. Qu’il s’agisse de la cartographie, le transfert de données, la collecte de données, etc.
Simplifie la mise en conformité du registre de traitement de données à caractère personnel
Le règlement européen impose aux entreprises de tenir un registre de traitement de données. Pour se soumettre à cette obligation, l’usage du logiciel est bénéfique, surtout essentiellement pour les répertoires non déclarés auprès de la CNIL. Sachez toutefois que toutes les entreprises sans exception ne sont pas formellement soumises au respect de cette obligation. Seules les entités travaillant avec un effectif de 250 employés ou plus sont concernées. Néanmoins, les entreprises réalisant un traitement continu de données sensibles même avec moins de 250 collaborateurs doivent s’y conformer.
Pour assurer une gestion centralisée des informations
Tous citoyens sont la plupart du temps tenus de fournir leurs renseignements personnels pour bénéficier d’un service. Cette pratique étend les risques de non-respect des droits et libertés des personnes physiques, citoyens de l’Union européenne. Seulement, avec l’usage du logiciel DPO, le responsable du traitement dispose d’une information centralisée selon les données collectées et leurs finalités. Cet outil fournit également des renseignements sur la personne ayant contribué à l’enregistrement du registre à travers un historique précis.
Une responsabilisation et une mise en conformité efficace
Les obligations de la RGPD s’imposent aux entreprises et le non-respect est passible de sanction. Il est indispensable pour vérifier la conformité et réaliser une évaluation régulière supervisée par le DPO. Ainsi, en cas d’écarts de conformité, le responsable sera rapidement identifié lors d’un audit à travers le logiciel de traitement de donnée.
Quelles sont les sanctions du non-respect de la RGPD ?
L’usage du logiciel DPO veille principalement au respect du règlement européen. Sachez tout de même que l’entreprise défaillante dans cette mise en conformité s’expose à :
- des sanctions pécuniaires et à une mauvaise image portée à la connaissance du public ;
- avoir mauvaise posture face à ses partenaires et ses clients.
Néanmoins, la sanction est également dirigée à l’encontre du dirigeant comme des mesures pénales et financières. Celui-ci perdra son image de confiance auprès de ses collaborateurs et des investisseurs potentiels. En somme, ces pénalités détruisent complètement la carrière de l’entreprise ainsi que son image envers le public. Pour éviter ces écarts de conformité, il est recommandé d’utiliser convenablement un logiciel DPO RGPD et demander conseil auprès des experts pour ses fonctionnalités ambigües.
