Une bonne communication est le gage d’une équipe de travail soudée et effective. Les outils d’échange permettant de discuter sans la présence physique, sont nombreux et parmi ces services, on peut citer Hangouts de Google. La démocratisation de la visioconférence et de la conversation de groupe sont de grands avantages pour les entreprises : gain de temps, gain d’argent, productivité sont des atouts qui augmentent la rentabilité au sein d’une société. La vidéoconférence via Hangouts est accessible à tous et vous permet de converser avec vos interlocuteurs grâce à son application mobile et une connexion internet.
Qu’est-ce Google Hangouts ?
A l’origine, Gogle disposait de trois services séparés : Google Talk (pour les professionnels), Google+ Messenger (un chat ou messagerie texte) et Hangouts (spécialement dédié à la visioconférence). Google Hangouts est la fusion des deux derniers services afin de se démarquer des applications concurrentes comme WhatsApp, Facebook Messenger ou Skype. Il s’agit à la fois d’une messagerie instantanée et d’un système de visioconférence multiparticipants. Il peut aussi bien être utilisé à des fins professionnelles que privées. L’application est disponible sur Android et iOS et fût remplacée par Google Meet en juin 2020.
Comment fonctionne Hangouts ?
Une plateforme et une application gratuites
Comme la plupart des services de messagerie instantanée, Hangouts est disponible gratuitement sur l’App Store d’Apple et le Play Store sous Android. Le service en ligne est aussi accessible via les sites Web de Gmail et Google +. Seuls un petit nombre de pays ne peuvent utiliser Hangouts (entre autres : la Chine, Cuba, la Corée du Nord ou les Emirats Arabes Unis).
Installer l’application sur son téléphone
Sur le smartphone, il faut télécharger Hangouts depuis le magasin d’applications. La condition indispensable à son utilisation est de posséder un compte Gmail. Sur le PC ou l’ordinateur, il est plus facile d’installer une extension (si votre navigateur est Chrome) ou sinon, télécharger l’application comme sur les tablettes et téléphones. En plus du tchat, il permet aussi de passer des appels téléphoniques.
Créer un compte et envoyer une invitation
Pour créer un profil utilisateur, c’est l’adresse Gmail qu’on utilise comme donnée d’authentification, ainsi qu’un mot de passe privé. Il suffit de se connecter et d’enregistrer les identifiants pour ne plus devoir les entrer à chaque connexion. Pour envoyer l’invitation, il faut trouver l’option « Nouvelle conversation » et saisir l’adresse électronique, le nom ou le numéro de téléphone de la personne que vous souhaitez inviter. On peut personnaliser le message d’invitation avant de l’envoyer.
Comment supprimer un compte Hangouts ?
Désinstaller l’application ne supprimera pas votre compte. Il faut suivre ces étapes :
- Ouvrir l’application
- Cliquer sur « Menu » en haut, à gauche
- Cliquer sur la flèche à côté de « Mon compte »
- Appuyer sur Gérer les comptes > Google > [votre compte Google]
- Une rubrique « Plus » en haut à droite vous permettra de supprimer le compte.
Utiliser Hangouts sur le web
Dans le navigateur web, il faut ouvrir le compte de messagerie Google et cliquer en haut à droite sur les icônes des Google Apps. Une fois le logo Google Hangouts trouvé, cliquer dessus. Sinon, il suffit d’entrer l’URL du logiciel de messagerie dans le navigateur autre que Chrome.
Hangouts pour les professionnels
Créer une réunion
Pour une réunion classique, on peut inviter jusqu’à 150 participants dans l’outil de discussion. Il suffit de créer un groupe, dans la rubrique « Nouvelle conversation » et y entrer l’adresse email de toutes les personnes que vous souhaitez réunir.
Comment organiser une vidéoconférence ?
Les réunions en vidéoconférence sont limitées à 10 personnes. Pour cela, la création d’un groupe est également nécessaire et une fois dans la fenêtre de message du groupe, on clique sur l’icône Appel Vidéo. Un lien sera automatiquement ajouté au message d’invitation et il suffira aux participants sélectionnés dans votre liste de contacts, de cliquer dessus pour l’accepter et rejoindre la discussion.
Utiliser Google Hangouts Chat avec son équipe
Il s’agit d’un outil de communication qui propose un salon privé, semblable au forum traditionnel. Un salon peut alors contenir plusieurs conversations avec des chatbots et on peut aussi bien y envoyer des messages instantanés ou passer des appels vocaux (il faut avoir un compte Google Voice). En tant que service professionnel, Hangouts Chat nécessite d’avoir un compte G suite (le compte professionnel de Google). Il est donc préférable de se renseigner auprès de son entreprise pour savoir si elle a un abonnement à G Suite. L’application mobile de Hangout Chat est également disponible sur ordinateur.
Différences entre Google Meets et Google Hangouts
Google Meet, anciennement dénommé Hangouts Meet, est la solution pour la vidéoconférence de groupe en entreprise. Il est actuellement disponible pour tous, même les particuliers. Mais Hangouts est recommandé pour les discussions occasionnelles en famille car il n’offre pas la vue en mosaïque, montrant tous les interlocuteurs, pourtant très utile dans les réunions de travail. Toutefois, il possède l’avantage de demeurer gratuit et propose une quantité d’émoticônes. Par contre, Meet dans sa version gratuite, limite les conversations vidéos à 60 minutes et permet de gérer l’entrée et la sortie à la réunion pour l’organisateur. Il propose également la protection des données et de la vie privée grâce aux messages éphémères, au chiffrement et au cryptage des conversations et la possibilité de les enregistrer.
